Inleiding
VelopA verzamelt en gebruikt persoonsgegevens. De persoonsgegevens die wij verwerken, kunnen van verschillende personen zijn. Wij maken onderscheid tussen persoonsgegevens van:
1. Klanten en potentiële klanten;
2. Leveranciers en andere opdrachtnemers;
3. Overige zakelijke relaties;
4. Bezoekers van onze website;
5. Sollicitanten;
6. Iedereen van wie VelopA persoonsgegevens verzamelt en gebruikt.
Hieronder zullen wij per categorie personen meer informatie geven over het verzamelen en gebruiken van persoonsgegevens. Overigens kunt u ook onder meerdere categorieën vallen. Als u bijvoorbeeld via de website een product bij ons heeft besteld, zijn de paragrafen 1, 4 en 6 op u van toepassing.
1. Voor (potentiële) klanten:
Wij gebruiken uw gegevens omdat dit noodzakelijk is om een eventuele overeenkomst met u te sluiten en uit te voeren. Sluiten we niet met u persoonlijk een overeenkomst, maar met het bedrijf waar u voor werkt, dan is de verwerking van uw persoonsgegevens noodzakelijk voor ons gerechtvaardigde belang, namelijk om de reguliere bedrijfsactiviteiten te kunnen uitvoeren. Zo gebruiken wij uw gegevens om u een offerte toe te kunnen sturen, te kunnen bepalen aan welke specificaties of wensen een bepaalde zaak of dienst dient te voldoen, zaken te kunnen leveren of werkzaamheden voor u te kunnen verrichten, te kunnen factureren en met u vlot en efficiënt te kunnen communiceren over andere uitvoeringsaspecten van de overeenkomst.
Direct marketing per e-mail en per post
Als u regelmatig bij ons bestelt, zullen wij de door u opgegeven persoonsgegevens bewaren en gebruiken om u in de toekomst persoonlijk per e-mail of per post op de hoogte te brengen van onze bestaande en nieuwe producten en diensten en u hier eventueel een aanbieding voor te doen. Wij hebben bij het gebruik van uw persoonsgegevens voor dit doel een gerechtvaardigd belang, namelijk het aan de man brengen van onze producten en diensten. Iedere keer dat wij u een reclamemailing of reclamepost sturen, heeft u de mogelijkheid ons te laten weten hier geen prijs meer op te stellen.
Krijgt u van ons een reclamebericht via de e-mail, dan vindt u onderaan de mail altijd een afmeldlink. Bij reclameberichten per post zullen wij ook een afmeldlink meesturen. U kunt zich met deze link via internet eenvoudig afmelden voor verdere reclamepost. U kunt ons ook bellen om u af te melden.
Bent u eenmalig klant bij ons, dan zullen wij u alleen reclameberichten toesturen als u ons daar vooraf uw toestemming voor heeft gegeven.
Bewaartermijn
Indien u een offerte bij ons heeft opgevraagd maar u geen klant bij ons geworden bent, streven wij ernaar uw gegevens uiterlijk één jaar na ons laatste contact te verwijderen. Bent u wel klant bij ons geworden, dan streven wij ernaar uw persoonsgegevens te bewaren voor de duur van zeven jaar na het einde van het boekjaar waarin de overeenkomst met u volledig is uitgevoerd. De periode van zeven jaar komt overeen met de periode waarbinnen wij verplicht zijn onze administratie te bewaren voor de Belastingdienst.
2. Voor (potentiële) leveranciers of andere opdrachtnemers:
Wij hebben uw persoonsgegevens nodig voor de sluiting en uitvoering van de overeenkomst met u. Sluiten wie niet met u persoonlijk een overeenkomst, maar met het bedrijf waar u voor werkt, dan is de verwerking van uw persoonsgegevens noodzakelijk voor ons gerechtvaardigde belang, namelijk om de reguliere bedrijfsactiviteiten te kunnen uitvoeren. Bij inkoop is gebruik van uw gegevens nodig om u te kunnen laten weten aan welke specificaties of wensen een bepaalde zaak of dienst wat ons betreft dient te voldoen, een offerte-aanvraag te kunnen toesturen of een bestelling bij u te kunnen plaatsen, uw facturen te kunnen betalen en vlot en efficiënt met u te kunnen communiceren over andere aspecten van de overeenkomst.
Bewaartermijn
Indien wij een offerte van u hebben ontvangen, maar wij geen klant van u zijn geworden, streven wij ernaar uw persoonsgegevens uiterlijk één jaar na ons laatste contact te verwijderen. Zijn wij klant bij u geworden, dan streven wij ernaar uw persoonsgegevens te verwijderen na zeven jaar na het einde van het boekjaar waarin de overeenkomst met u volledig is uitgevoerd. De periode van zeven jaar komt overeen met de periode waarbinnen wij verplicht zijn onze administratie te bewaren voor de Belastingdienst.
U bent niet verplicht om aan ons uw persoonsgegevens te verstrekken. Als u aan ons geen of onvoldoende persoonsgegevens verstrekt, dan is het echter wel mogelijk dat wij aan de hiervoor genoemde werkzaamheden geen uitvoering kunnen geven.
3. Voor andere zakelijke relaties:
Bent u geen (potentiële) klant, leverancier of opdrachtnemer van VelopA, maar een andere relatie van ons (bijvoorbeeld verenigingen, overheden, politici of andere organisaties die voor ons van belang kunnen zijn), dan gebruiken wij uw gegevens om contact met u op te kunnen nemen voor doeleinden die in het belang zijn van onze onderneming. Denkt u hierbij bijvoorbeeld aan het bespreken van een eventuele samenwerking, het verstrekken en verkrijgen van informatie en het onderhouden van ons netwerk. Wij verzamelen en gebruiken uw persoonsgegevens hiervoor, omdat u hier toestemming voor heeft gegeven of omdat dit noodzakelijk is voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen, namelijk om de reguliere bedrijfsactiviteiten uit te kunnen voeren.
U bent niet verplicht om ons uw persoonsgegevens te verstrekken. Als u aan ons geen of onvoldoende persoonsgegevens verstrekt, dan is het echter wel mogelijk dat wij aan de hiervoor genoemde doeleinden geen uitvoering kunnen geven.
Bewaartermijn
Wij streven ernaar persoonsgegevens van overige zakelijke relaties te bewaren tot één jaar na het laatste contact.
4. Voor bezoekers van onze website:
Wij verzamelen en gebruiken persoonsgegevens van bezoekers van onze website. Dit doen wij via webformulieren.
a. Contactformulier en andere webformulieren
U kunt via onze website contact met ons opnemen om ons vragen te stellen of informatie aan te vragen. Hiervoor gebruiken wij uw bedrijfsnaam, NAW-gegevens, telefoonnummer, e-mailadres en geslacht. Wij gebruiken deze gegevens om met u vlot en efficiënt te communiceren over onze producten, Wij streven ernaar uw gegevens te bewaren totdat we zeker weten dat u tevreden bent met onze reactie, maar uiterlijk tot zes maanden na het laatste contact. Dit doen wij om bij vervolgvragen informatie over onze correspondentie makkelijk terug te vinden, zodat we u beter kunnen helpen.
b. Account aanmaken
U kunt op onze website ook een account aanmaken door u te registreren. Dit is niet verplicht, maar wel handig als u bijvoorbeeld vaker bestellingen plaatst of offertes opvraagt. Bij de registratie vragen wij een aantal gegevens in te vullen (bedrijfsnaam, NAW-gegevens, telefoonnummer, e-mailadres en geslacht). U kunt verder alvast een (standaard)factuur- en afleveradres opgeven. Hierdoor kunt u sneller door uw bestelling of offerteaanvraag heen, uw bestel- en offertegeschiedenis bekijken en eenvoudig wijzigingen aanbrengen in uw persoonlijke gegevens en in uw aflever- en factuuradres. Wij bewaren via de door u gekozen gebruikersnaam en wachtwoord de opgegeven persoonsgegevens. U hoeft deze gegevens daardoor niet elke keer opnieuw in te vullen. Wij verwerken uw persoonsgegevens in het kader van een persoonlijk account alleen met uw toestemming. Als uw account (5 jaar) inactief is, zullen wij uw account verwijderen. Wilt u uw account op een eerder moment al laten verwijderen, stuurt u dan een e-mail naar marketing@velopa.com
Onze website maakt ook gebruik van cookies. Voor meer informatie hierover verwijzen wij u graag naar onze cookieverklaring die u hier kunt vinden.
5. Sollicitanten
Bent u een sollicitant, dan gebruiken wij uw gegevens om met u te kunnen communiceren over het verloop van de sollicitatieprocedure, de beoordeling van uw geschiktheid voor een functie die vacant is of kan komen, de eventuele afhandeling van de door u gemaakte onkosten en het kunnen aanbieden van een arbeids-, stage of uitzendovereenkomst.
Wij verzamelen en gebruiken uw gegevens omdat dit noodzakelijk is voor het kunnen aangaan van een (eventuele) arbeids-, stage- of uitzendovereenkomst. Gelet op deze noodzaak bent u verplicht om de hiervoor benodigde persoonsgegevens aan ons te verstrekken. Als u ons geen of onvoldoende persoonsgegevens verstrekt, dan kunnen wij mogelijk geen sollicitatieprocedure met u doorlopen of een (eventuele) overeenkomst met u aangaan.
Wij streven ernaar uw sollicitatiegegevens uiterlijk 4 weken na het eindigen van de sollicitatieprocedure te verwijderen, tenzij u ons toestemming heeft gegeven om uw gegevens voor een periode van maximaal 1 jaar te bewaren.
6. Voor iedereen van wie VelopA persoonsgegevens verzamelt en gebruikt:
Doorgifte aan derden
Het is mogelijk dat wij uw persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen. Dit kunnen partijen zijn die onderdelen, materialen en producten aan ons toeleveren of in onze opdracht werkzaamheden uitvoeren of diensten aan ons verlenen en daarbij uw persoonsgegevens nodig hebben. De doorgifte is noodzakelijk om een eventuele overeenkomst met u uit te voeren. Sluiten wie niet met u persoonlijk een overeenkomst, maar met het bedrijf waar u voor werkt, dan hebben wij bij de doorgifte van uw gegevens een gerechtvaardigd belang, namelijk het belang om bepaalde werkzaamheden uit te besteden aan derden.
Wij geven uw persoonsgegevens mogelijk aan de volgende ontvangers door:
a. Onze distributeurs, indien u informatie of een offerte hebt aangevraagd en uw aanvraag afkomstig is uit andere landen dan Nederland, België en Luxemburg. Bij doorgifte hebben wij een gerechtvaardigd belang, namelijk het belang om u lokaal zo goed mogelijk van dienst te kunnen zijn.
b. Onze serverprovider voor de opslag van (delen van) onze verkoop- en inkoopadministratie en ons contactenbestand, waar uw persoonsgegevens een onderdeel van uitmaken.
c. Microsoft, als aanbieder van verschillende Microsoft diensten, zoals Microsoft Office en Dynamics AX en de bijbehorende opslagmogelijkheden voor e-mails en andere bestanden en OneDrive.
d. Onze leverancier van software voor marketingautomatisering, inclusief nieuwsbrief mailing dienst;
e. Onze webserver provider;
f. Ons marktonderzoeksbureau. Bij doorgifte hebben wij een gerechtvaardigd belang, namelijk het belang om bepaalde diensten vanwege specifieke kennis en ervaring uit te besteden.
g. Google;
h. Onze telecom providers;
i. Onze beheerder van de IT-infrastructuur.
Van deze partijen slaan Microsoft, Google en de softwareleverancier voor marketing-automatisering de ontvangen persoonsgegevens op buiten Europa, namelijk in de VS.
Ten aanzien van doorgiftes aan partijen in de VS geldt nog het volgende. Wij zijn bekend met de uitspraak van het Hof van Justitie van de EU van 16 juli 2020 over gevolgen voor de doorgifte van persoonsgegevens. We zijn momenteel aan het onderzoeken hoe we dit het beste kunnen oplossen. We vinden uw privacy belangrijk en proberen er alles aan te doen om tot een passende oplossing te komen. Als we een passende oplossing hebben, zullen we u hierover informeren via deze privacyverklaring. Voor de tussentijd geldt dat deze diensten alleen door personeel van VelopA via beveiligde inloggegevens beschikbaar zijn.
Wijzigingen in deze privacyverklaring
Als er iets verandert in de persoonsgegevens die wij verzamelen en gebruiken, zullen wij onze privacyverklaring aanpassen. De meest actuele versie kunt u te allen tijde vinden op onze website.
Uw rechten
U heeft het recht om ons te vragen om uw eigen persoonsgegevens te mogen inzien. Als daartoe aanleiding bestaat, kunt u ons ook verzoeken om aanvulling van uw persoonsgegevens of om onjuistheden te wijzigen. Daarnaast heeft u het recht om te vragen om uw persoonsgegevens te wissen of het gebruik van uw persoonsgegevens te beperken. Ook kunt u bij ons bezwaar maken tegen het verzamelen en gebruiken van uw gegevens of een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Heeft u toestemming gegeven voor een bepaalde verwerking van uw persoonsgegevens, dan kunt u deze toestemming te allen tijde weer intrekken. Dit heeft echter geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking van uw persoonsgegevens voorafgaand aan de intrekking. Tot slot kunt u ons verzoeken om verkrijging van uw persoonsgegevens of overdracht van die gegevens aan een ander. Om uw rechten te kunnen uitoefenen kunt u zich wenden tot: VelopA B.V., Achthovenerweg 21, Postbus 202, 2350 AE Leiderdorp, info@velopa.nl, tel.: 0031 71 5410321.
Voor vragen of voor meer informatie over het verzamelen en gebruiken van uw persoonsgegevens kunt u uiteraard contact met ons opnemen.
Contactgegevens
VelopA B.V.
Achthovenerweg 21
Postbus 202
2350 AE Leiderdorp
info@velopa.nl
0031 71 5410321
Deze verklaring is voor het laatst gewijzigd op: 27 juli 2021.
